Quase tudo na vida pode ser recuperado: dinheiro, relacionamentos, bens materiais e tantas outras coisas; exceto o tempo. Do CEO ao estagiário, todos temos 24 horas em um dia. Vinte e quatro horas para descansarmos, trabalharmos, nos exercitarmos, sermos pais, irmãos(ãs), empreendedores(as), amigo(a)s, líderes, liderados(as), etc. A grande diferença ao final do dia está em quem consegue tirar o máximo proveito de sua commodity mais preciosa: o tempo. É inegável que algumas pessoas conseguem ser dez (ou até mais) vezes mais produtivas que outras através de uma administração otimizada de tempo. Mas, afinal, como podemos extrair mais valor do tempo em nossas vidas e nossos trabalhos? Assim como em um computador, é tudo uma questão de otimização dos protocolos e da forma de comunicação.
1- Trabalhe Assincronamente
Contexto: Quando estamos projetando um sistema diversas vezes evitamos o “sincronismo”, para deixar o processador o mais livre possível e aumentarmos a vazão e processamento de dados. Reuniões são processos síncronos, logo, limitadoras de vazão e, conseqüentemente, as maiores consumidoras de seu tempo.
Solução: Trabalhe o máximo assincronamente que conseguir. O primeiro contato de diversas reuniões pode ser feito de forma ASSÍNCRONA. Os meios mais comuns de se comunicar assincronamente são e-mail e IMs (instant messagers). Muitas reuniões podem ser substituídas por apenas um comunicado/report via e-mail. Se ainda assim a reunião for extremamente necessária, você pode adiantar o que será discutido assincronamente e até enviar um pre-work. Isso ajudará a minimizar o tempo alocado sendo, assim, mais eficiente.
2- Minimize Interrupções
Contexto: A grande maioria dos programadores (creio que não programadores também) possui um modo de trabalho chamado de “bolha” (to be in the zone). “Estar na bolha” significa estar em seu momento mais intenso de performance. É quando estamos executando algoritmos na cabeça, rodando programas inteiros em nossos processadores biológicos, carregando e trocando contextos, correlacionando tudo em nossa imensa rede neural para que cheguemos às melhores soluções possíveis. O objetivo é maximizar o tempo “dentro da bolha“; seu e de seu time.
Solução: Quando alocar um tempo para trabalhar e gerar algo de valor, crie objetivos de entrega (ex: terminar todo o algoritmo de otimização numérica de um determinado problema) e elimine TODA e QUALQUER distração. Não verifique e-mails, desligue notificações e tudo mais que possa te tirar de sua “bolha”. Na maioria das vezes somos como um jogo sem “continue” ou “saving point“. Uma vez que nos distraímos é game over, todo o raciocínio volta para a fase inicial.
3- Minimize Pontos de Sincronização
Contexto: Estando em uma loja do Starbucks, há alguns meses antes da pandemia, olhando a fila de pessoas sendo atendidas por um caixa e um barista, de forma bem eficiente, fiquei imaginando se o gerente da loja parasse todo o time a cada 2 horas, por exemplo, para uma reunião de status, ou alinhamento. Como isso seria ineficiente, não? Uma analogia computacional seria como se um programa tivesse que parar para escrever em um arquivo tudo o que fez e tudo o que vai fazer em seguida, toda vez que um pequeno conjunto de instruções fosse executado. Isso, claramente, consumiria MUITO tempo.
Solução: Minimize o número de reuniões de STATUS, ALINHAMENTO, REPORT ou de qualquer semelhança semântica. Crie dashboards, métricas, planejamentos compartilhados ou até mesmo canais assíncronos (como sugeridos no item 1) para comunicações desse tipo. Perceba que reuniões dessa natureza, embora inevitáveis principalmente em grandes organizações, podem ser drasticamente minimizadas. Isso vai te comprar tempo para estar dentro de sua “bolha” de produtividade, sendo realmente útil.
4- Conduza Seu Tempo
Contexto: Não seja como a palha levada pelo vento. Nesse momento em que vivemos um novo modelo de trabalho, o home office, enfrentamos não somente ventos mas tornados de reuniões. Elas são de todos os tipos, com diferentes durações e as mais diversas pessoas. Freqüentemente nossa agenda é tomada por uma seqüência de reuniões com assuntos completamente distintos que nos exige uma alta capacidade de troca de contexto (assim como um processador faz para executar diversas tarefas). Isso é ineficiente.
Solução: Questione-se! Encare sua agenda por alguns minutos e se pergunte se esses são, realmente, os assuntos que exigem sua atenção. Tente eliminar o máximo de reuniões possíveis. Correlacione-as com suas metas e seus principais objetivos e reflita se são cruciais a eles. Repare que não estou dizendo que deva negar ajuda a pessoas que precisem de sua atenção. Diversas vezes, os assuntos que não são extremamente relevantes para seu contexto de trabalho podem ser iniciados de forma assíncrona (item 1), minimizando assim o tempo de agenda síncrona. Por fim, minimize as trocas de contextos, tente alocar tempo contíguo para assuntos similares e colocar todas as pessoas envolvidas na mesma página de uma só vez. Isso vai ajudar a minimizar a fragmentação dos assuntos, diminuindo esforço de coordenação e aumentando, assim, sua performance geral.
5- Paralelize e Delegue
Contexto: Se você é um líder, ou responsável por algum time/tema, é normal que outras pessoas queiram sua atenção, ou queiram te envolver em todos os assuntos pertinentes à sua área. Porém, dependendo da quantidade de assuntos em que sua área esteja envolvida é praticamente impossível que você tenha o “controle” de tudo.
Solução: Delegue. Confie em seu time e lidere por contextos e não por controle. Dê liberdade e espaço para que criem, inovem e exerçam sua criatividade. Não tenha medo que errem. Pelo contrário, crie um ambiente seguro para que errem sem medo. Incentive uma cultura colaborativa e não competitiva, isso vai ajudá-los a entender que não é uma corrida contra seus colegas e evitar que as pessoas queiram presenciar todas as reuniões possíveis para estarem envolvidas numa maior quantidade de assuntos passando, dessa forma, a falsa impressão de muita produtividade.
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Um bom exercício que faço é pensar que tenho um pool de horas a otimizar. Exemplo: se temos 5 pessoas no time, considerando uma média de trabalho de 8 horas por dia, então temos 40 horas por dia no pool (5×8). Logo, em uma reunião com outra área (de alinhamento, por exemplo) que dure 2 horas, onde os 5 integrantes do time estão presentes, estamos utilizando 10 horas do pool (25%), o que pode ser um grande desperdício de tempo.
Um dos maiores diferenciais de um grande profissional é sua capacidade de gestão do tempo. E se você é líder de um time, essa capacidade tem que ser mais desenvolvida ainda, pois o diferencial e poder de escala de seu time dependerá muito de uma boa estratégia de administração do tempo.